La gestion des mesures disciplinaires ou des incidents en milieu de travail est la bête noire de bien des gestionnaires. En plus d’être une tâche pénible, certains gestionnaires ont l’impression que ça crée davantage de stress et de frustrations qu’autre chose. Cependant, l’évitement est la pire stratégie à utiliser. La situation ne s’améliorera pas d’elle-même, même le contraire.
Au lieu d’éviter le problème, décortiquez-le. D’abord, prenez conscience du défi, de son impact sur votre équipe et sur l’entièreté de l’organisation. Ensuite, identifiez en quoi l’employé pose problème : performance, attitude ou comportement général. Évaluez objectivement l’employé concerné. Parfois, la personne manque simplement d’encadrement, ou n’est pas assez confiante pour bien exécuter son travail. Au besoin, nommez les mesures disciplinaires qui pourraient s’appliquer dans la situation. Elles doivent être claires et connues des deux parties.
Appliquer des mesures disciplinaires progressives peut sembler bien simple, mais vous devez prendre les éléments suivants en considération avant de sauter à la prochaine étape.
À considérer avant d’appliquer les mesures disciplinaires:
Les règles et procédures de l’entreprise et les comportements attendus sont-ils définis dans une politique, procédure, formation, etc.?
La politique, procédure, formation a-t-elle été communiquée à l’ensemble du personnel (guide de l’employé)?
Avez-vous des preuves de la documentation? (registre de formation, fiche de signatures des employés pour l’orientation, la lecture des politiques, la présence aux réunions, courriels, etc.)
Les employés connaissent-ils les conséquences des infractions aux politiques et procédures?
Comment déterminez-vous si une infraction a bel et bien été commise?
Dans certains cas, vous devez mener une enquête pour déterminer si une infraction a été commise et si l’employé en question est impliqué (harcèlement au travail, par exemple).
Appliquez-vous les politiques et règlements de façon cohérente?
Traitez-vous tous les employés de la même façon (par exemple, tous les employés qui ne portent pas l’ÉPI requis font l’objet de mesures disciplinaires?)
Communiquez-vous clairement les étapes des mesures disciplinaires progressives?
Attentes et objectifs d’amélioration.
Échéancier des suivis.
Quelles sont les conséquences si la rétroaction ne fonctionne pas? Avertissements, avis verbaux avec notes au dossier, avis écrit, suspension, congédiement.
Dans certaines situations, une approche moins formelle peut être appropriée. Lorsqu’une politique / règle / norme n'a pas été communiquée ou a été mal comprise, une séance de coaching pour réviser les règles demeure un plan d'action efficace. Faites preuve de cohérence dans la manière d’appliquer les politiques. Donnez une rétroaction régulière. Ne sautez pas trop rapidement à l’étape des mesures disciplinaires et documentez tout.